Verslag workshop 28-08

Op dinsdagmiddag 28 augustus vond de eerste Nijmegen Onderneemt Meer workshop plaats. Circa vijftig ondernemers en inkopers van aanbestedende diensten uit Nijmegen waren naar het WKS Facility Point gekomen om zich te verdiepen in het thema Aanbesteden voor het MKB.

Deze workshop was voor veel deelnemende ondernemers een eerste stap om de (semi)overheidsmarkt te betreden. Inkopers van aanbestedende diensten waren aanwezig om meer aan de weet te komen over mkb-vriendelijk aanbesteden.

Concentreren op de inhoud

Dagvoorzitter was Theo Lemmen (algemeen directeur DAR en vice-voorzitter MKB Nijmegen) is ervaringsdeskundige aan zowel de aanbestedings- als aan de leverancierszijde. Hij weet dat inschrijven op aanbestedingen betekent dat je met omvangrijke bestekken te maken krijgt en je aan veel regels en voorwaarden moet voldoen. Hij benadrukt ook dat ondernemers die willen inschrijven op aanbestedingen zich vooral moeten concentreren op de inhoud. De inkopende partij is immers op zoek naar de beste kwaliteit tegen de gunstigste prijs. Meer duidelijkheid scheppen over het aanbestedingstraject voor ondernemers is echter op zijn plaats. Hiervoor stelt het project Nijmegen Onderneemt Meer kennis en professionele begeleiding ter beschikking.

In zijn presentatie gaf adviseur Johan Stuiver van HB Berenschot aan dat aanbesteden loont. Ondernemers hebben toegang tot de Nederlandse (semi)overheidsmark van ruim € 50 miljard, en die neemt alleen maar toe. Helaas zijn procedures nog niet geharmoniseerd en doet iedere aanbestedende dienst het weer anders. Dit is ook niet helemaal te ondervangen. Johan Stuijver roept mkb-ondernemers op tot actie. Er is een wereld te winnen, maar dan moet je wel zelf het initiatief nemen. Aanbestedende diensten die mkb-vriendelijk aanbesteden vergroten hun bereik. Zij ontvangen meer aanbiedingen van leveranciers die bekend staan om hun creativiteit en flexibiliteit.

Klik hier voor de plenaire presentatie van Johan Stuiver.

Succesvol inschrijven

Paul Schalks van Eromes b.v. Projectinrichters deelde zijn ervaringen met succesvol inschrijven op aanbestedingen. Het bedrijf richt zich alleen op de semi-overheidssectoren zorg en het onderwijs. De dagelijkse praktijk bij Eromes bestaat daarom voor een groot deel uit het inschrijven op aanbestedingen. Hiervoor richt het bedrijf multidisciplinaire team in, waarbinnen taken, deadlines en communicatie strak zijn georganiseerd.

De kern van de boodschap van Paul Schalks is dat iedere ondernemer voor zichzelf de afweging moet maken hoeveel tijd en energie er in het aanbesteden wordt gestoken. De kosten moeten immers wel tegen de baten opwegen. Als je de overheidsmarkt wil betreden, doe het dan goed. Inschrijven op aanbestedingen moet secuur en op tijd, anders kan het nooit succesvol zijn.

Klik hier voor de presentatie van Paul Schalks.

In een drietal parallelsessies gingen de deelnemers dieper in op de thema's die in de inleidingen aan de orde waren gesteld. Bovendien konden ondernemers en inkopers van aanbestedende diensten ervaringen uitwisselen en vooral van elkaar leren.

Klik hier voor de sessie-presentatie van Johan Stuiver (groep rood)

Klik hier voor de sessie-presentatie van Martijn Röfekamp (groep geel)

Tips en aanbevelingen

Naar aanleiding van de sessies zijn interessante tips en aanbevelingen genoteerd. Hier een selectie:

• Vlooi gemeentelijke beleidsplannen en de gemeentelijke begroting door om te weten wanneer welke aanbestedingen aan de orde zijn.
• Neem een abonnement op een nieuwsservice die interessante tenders doorgeeft.
• Maak binnen je bedrijf 0,5 à 1 FTE vrij om relevante aanbestedingen in kaart te brengen.
• Ken je concurrentie, weet wie huidige leveranciers zijn en of de aanbesteding voldoende reële kansen biedt.
• Zorg dat je bij een inkoper op de shortlist van ‘preferred suppliers’ terecht komt.
• Zoek uit wie sleutelposities bekleden bij de voor jou relevante aanbestedende diensten.
• Relatiebeheer blijft een belangrijk, zo niet het belangrijkste onderdeel van het acquisitietraject.
• Via relaties met inkopende organisatie kun je ook invloed uitoefenen op de selectieciteria bij een aanbesteding.
• Lees de projectomschrijving zorgvuldig door; weeg goed af of je meedoet.
• Bij onduidelijkheid en/of twijfel: altijd vragen en doorvragen.
• Volg de voorschriften die bij de aanbesteding worden verstrekt. Wees creatief waar dat kan. Als je een alternatieve aanbod hebt, vraag of je dat mag aanbieden.
• Benut de kansen op contractverlenging, ken de voorwaarden en deze bespreekbaar.
• Ga altijd voor een 10; schrijf in op aanbestedingen om te winnen!